Danh Mục Chấm Công

1. Các ký hiệu chấm công

Các ký hiệu chấm công được sử dụng để hiển thị trạng thái làm việc của nhân viên trong bảng công.

Thông qua các ký hiệu này, người quản lý có thể nhanh chóng nhận biết tình trạng làm việc của nhân viên.

Một số ký hiệu phổ biến

Các ký hiệu này sẽ xuất hiện trực tiếp trên bảng chấm công để người quản lý dễ theo dõi.

2. Thiết lập ngày nghỉ cuối tuần

Chức năng này dùng để thiết lập ngày nghỉ cố định trong tuần.

Sau khi thiết lập, hệ thống sẽ không tính công vào các ngày đã chọn.

Các bước thực hiện

Bước 1:
Vào Menu trên phần mềm.

Bước 2:
Chọn Cuối tuần.

Bước 3:
Đánh dấu vào các ngày cần thiết lập nghỉ.

Ví dụ:

• Thứ Bảy

• Chủ Nhật

Bước 4:
Nhấn Lưu để hoàn tất.

3. Cấu hình sắp xếp giờ vào – ra

Chức năng Sắp xếp vào ra giúp hệ thống xác định giờ vào và giờ ra của nhân viên từ dữ liệu chấm công.

Các bước thực hiện

Bước 1:
Bấm Menu.

Bước 2:
Chọn Sắp xếp vào ra.

Sau đó hệ thống sẽ hiển thị các phương pháp xác định giờ vào ra.

Các phương pháp sắp xếp giờ

1. Tự động xác định giờ vào ra

Phần mềm tự động xác định:

• Giờ vào: lần chấm công đầu tiên

• Giờ ra: lần chấm công cuối cùng

Phù hợp với công ty làm việc giờ hành chính.

2. Xác định theo máy chấm công

Giờ vào ra được xác định theo mã máy chấm công.

Thường áp dụng khi:

• Công ty sử dụng nhiều máy chấm công

• Máy vào và máy ra được đặt riêng.

3. Xác định theo khoảng thời gian

Ví dụ:

Phù hợp với mô hình làm việc theo ca.

4. Khai báo ca làm việc

Chức năng này dùng để tạo và quản lý các ca làm việc trong hệ thống.

Các bước thực hiện

Bước 1:
Vào Menu.

Bước 2:
Chọn Ca làm việc.

Bước 3:
Chọn Thêm mới hoặc chỉnh sửa ca hiện có.

Bước 4:
Nhập các thông tin của ca làm việc:

• Giờ bắt đầu ca

• Giờ kết thúc ca

• Thời gian nghỉ giữa ca

• Quy định đi trễ – về sớm

• Thời gian tính tăng ca

Bước 5:
Nhấn Lưu.

5. Tạo lịch trình làm việc

Lịch trình dùng để gán các ca làm việc vào từng ngày trong tuần.

Các bước thực hiện

Bước 1:
Vào Menu.

Bước 2:
Chọn Lịch trình.

Bước 3:
Tạo lịch trình mới.

Bước 4:
Chọn phương pháp sắp xếp giờ vào ra.

Bước 5:
Bấm Lưu.

6. Phân công lịch trình cho nhân viên

Sau khi tạo lịch trình, cần gán lịch trình đó cho nhân viên.

Các bước thực hiện

Bước 1:
Vào Menu.

Bước 2:
Chọn Phân công lịch trình.

Bước 3:
Chọn phòng ban.

Bước 4:
Chọn nhân viên cần áp dụng lịch trình.

Bước 5:
Chọn lịch trình.

Bước 6:
Bấm Áp dụng.

7. Khai báo ngày nghỉ cho nhân viên

Chức năng này dùng để ghi nhận các ngày nghỉ của nhân viên trong hệ thống.

Ví dụ:

• Nghỉ phép

• Nghỉ bệnh

• Nghỉ không lương

Các bước thực hiện

Bước 1:
Vào Menu.

Bước 2:
Chọn Ngày nghỉ.

Bước 3:
Chọn nhân viên cần khai báo nghỉ.

Bước 4:
Chọn ngày nghỉ.

Bước 5:
Chọn loại nghỉ.

Bước 6:
Nhấn Lưu.

8. Chỉnh sửa giờ chấm công

Chức năng này dùng để chỉnh sửa dữ liệu chấm công khi có sai sót.

Các bước thực hiện

Bước 1:
Vào Menu.

Bước 2:
Chọn Chỉnh sửa giờ chấm công.

Bước 3:
Chọn nhân viên.

Bước 4:
Chọn ngày cần chỉnh sửa.

Bước 5:
Thêm hoặc chỉnh sửa giờ chấm công.

Bước 6:
Nhấn Lưu.

9. Xem bảng công và xuất báo cáo

Chức năng này dùng để xem bảng chấm công và xuất báo cáo ra Excel.

Các bước thực hiện

Bước 1:
Vào Menu.

Bước 2:
Chọn Tính công và báo biểu.

Bước 3:
Chọn phòng ban hoặc nhân viên.

Bước 4:
Chọn khoảng thời gian cần xem.

Bước 5:
Bấm Tính công.

Bước 6:
Bấm Xem bảng công.

Bước 7:
Chọn mẫu báo cáo Excel và xuất file.